Häufige Fragen

Team-Tasks ist eine Aufgabenverwaltung für Teams, mit der Arbeiten nicht nur verteilt, sondern nachvollziehbar dokumentiert werden – mit Teilschritten, Fotos, Kommentaren und einem vollständigen Änderungsprotokoll.

Ja. Auf der Anmelde- und der Registrierungsseite der App finden Sie den Button „Ohne Anmeldung testen“. Die angelegten Aufgaben lassen sich anschließend in ein echtes Konto übernehmen. Wie lange Testdaten ohne Konto gespeichert bleiben, regelt unsere Datenschutzerklärung.

Registrieren, erstes Projekt anlegen, Kolleginnen und Kollegen per E-Mail einladen – das dauert wenige Minuten. Eine Installation oder IT-Einrichtung ist nicht nötig.

Nein. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und ohne Zahlungsdaten nutzbar.

Es funktioniert ab zwei Personen und skaliert bis zu größeren Organisationen mit mehreren Standorten oder Mandanten. Besonders wohl fühlt es sich in Teams zwischen 3 und 100 Personen.

Ja. Viele Einzelnutzer verwenden es als strukturierte Aufgabenliste mit Fotodokumentation – Teamfunktionen lassen sich später einfach dazuschalten.

Bestehende Aufgabenlisten lassen sich über den CSV-Import oder die REST-API übernehmen. Gerne unterstützen wir Sie beim Umstieg.

Eine Aufgabe ist die übergeordnete Arbeit (z. B. „Heizungsanlage Haus 3 warten“). Teilschritte sind die einzelnen Arbeitsgänge darin, jeweils mit eigenem Status und eigener Reihenfolge. Erst wenn alle Teilschritte erledigt sind, ist die Aufgabe sauber abgeschlossen.

Ja. Pro Aufgabe lässt sich festlegen, welche der vier Nachweistypen – Foto, Kommentar, Video und Dokument – einzeln oder gemeinsam Pflicht sind. Ohne diesen Nachweis lässt sich die Aufgabe nicht auf „erledigt“ setzen – die Grundlage für belastbare Dokumentation.

Die Liste lässt sich nach Status, Kategorie, Zuständigem und Fälligkeit filtern und frei sortieren. Zusätzlich gibt es die Gruppierung nach Fälligkeit, die alles automatisch in Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche und Später einteilt. Erledigte Aufgaben rutschen automatisch nach unten und wandern später ins Archiv.

Ja, per Ziehen und Ablegen. Diese manuelle Reihenfolge gilt für alle im Projekt und eignet sich gut für Prioritätenlisten.

Ja. Wählen Sie mehrere Aufgaben aus und ändern Sie in einem Zug den Status, weisen Sie eine Kategorie oder Personen zu, duplizieren Sie sie, kopieren oder verschieben Sie sie in ein anderes Projekt oder löschen Sie sie. Haben Sie versehentlich mehrere Aufgaben auf einmal erledigt, lässt sich das über die Rückgängig-Funktion zurücknehmen.

Ja. Status und Kategorien legen Sie pro Projekt selbst fest – passend zu Ihrem Ablauf, z. B. „Wartet auf Material“ oder „Elektro“.

Ja. Projekt- und Aufgabenvorlagen machen bewährte Abläufe wiederverwendbar – etwa für Onboarding, Schulungen, Übergaben oder Prüfungen. Vorlagen lassen sich auch mit anderen Firmen teilen. In allen Tarifen enthalten.

Ja, Sie können innerhalb der Aufgaben nach Begriffen suchen und so auch ältere Einträge schnell wiederfinden.

Sie bleiben kurz sichtbar, damit Sie versehentliches Abhaken sofort korrigieren können, und wandern dann ins Archiv. Von dort lassen sie sich jederzeit einsehen und bei Bedarf zurückholen. Wie lange das Archiv reicht, legt die Firma selbst fest.

Ja. Archivierte Aufgaben lassen sich als druckbarer Nachweisbericht exportieren – mit allen Details zur Ausführung: Beschreibung, Teilschritte, Fotos, Kommentare, Zeitstempel und Zuständige. Ideal für Prüfungen, Audits und Übergaben.

Ja. Jede Aufgabe hat ein vollständiges Änderungsprotokoll mit Person, Zeitpunkt und Art der Änderung.

Team-Tasks erkennt parallele Änderungen durch Konflikt-Schutz (optimistisches Locking) und aktualisiert Ansichten automatisch – Änderungen werden nicht überschrieben.

Bilder, Videos, PDFs und gängige Dokumente – direkt an der Aufgabe oder am Teilschritt.

Ja. Auf dem Smartphone laden Sie direkt aus Kamera oder Galerie hoch, ohne Umweg über den Rechner.

Videos werden direkt in Originalgröße hochgeladen. Bei schwacher Verbindung empfiehlt sich die Aufnahme mit der Kamera-App des Geräts und der Upload, sobald eine bessere Verbindung besteht.

Als schnell ladende Vorschaubilder in der Liste, mit einer Vollbildansicht zum Durchblättern. Die Größe der Vorschaubilder stellen Sie selbst ein – bis hin zu einer reinen Bilderansicht.

Ja, jeder Kommentar trägt Autor und Zeitstempel. So entsteht ein prüfbarer Verlauf statt verstreuter Chatnachrichten.

Per E-Mail-Einladung ins Projekt oder – auf Firmenebene – über einen Einladungslink für neue Mitarbeitende.

Ja. Pro Projekt legen Sie fest, ob Mitglieder alle Aufgaben sehen oder nur die, die ihnen zugewiesen sind.

Rollen sind frei definierbar. Einzelrechte wie Aufgaben verwalten, bearbeiten, archivieren, Einstellungen verwalten oder Nutzer verwalten lassen sich beliebig kombinieren und pro Person und Firma zuweisen. So bleibt die Trennung von Leitung und Ausführung sauber.

Ja, das lässt sich pro Projekt erlauben oder sperren.

Ja. Subunternehmer und Kunden laden Sie in das jeweilige Projekt ein. Dort können Sie ihnen Aufgaben zuweisen, oder sie legen selbst Aufgaben an. Ist „Alle Tasks im Projekt sehen“ deaktiviert, sehen sie nur ihre eigenen bzw. ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Ja, und sie kann zwischen ihnen wechseln. Die Daten der Firmen bleiben strikt getrennt.

Ja. Eine Person kann in mehreren Firmen arbeiten und zwischen ihnen wechseln – die Daten bleiben strikt getrennt (Mandantentrennung). Für Organisationen mit mehreren Standorten, Filialen oder Franchise-Partnern bietet der Enterprise-Tarif ein Filialmanagement: mehrere Filialen unter einem Mandanten, übergreifende Sicht für die Leitung und filialbezogene Rollen.

Ja, Mitglieder können jederzeit per E-Mail-Einladung hinzugefügt oder entfernt werden. Die Abrechnung passt sich flexibel an.

Über die In-App-Benachrichtigungen, die ungelesene Ereignisse zeigen: neue Aufgabe, Zuweisung, Statusänderung, Abschluss sowie neue Kommentare und Anhänge. Zusätzlich per E-Mail.

Nein. Mehrere schnelle Änderungen an derselben Aufgabe werden gebündelt und ergeben nur eine E-Mail mit dem Endstand.

Ja, jede Person entscheidet das für sich selbst. Die In-App-Benachrichtigungen bleiben davon unberührt.

Im Business-Tarif ja – eigene Vorlagen und ein eigener Absender pro Firma sind möglich.

Ja, Team-Tasks lässt sich auf dem Smartphone installieren und ist für die Nutzung unterwegs optimiert.

Ja. Im Keller, in der Tiefgarage oder auf der Baustelle ohne Empfang können Sie weiterarbeiten. Ihre Änderungen werden gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.

Es ist kein separater Schritt nötig. Sobald Sie ein Projekt geöffnet haben, hält die App die Daten lokal vor. Ohne Internetverbindung können Sie Aufgaben anlegen, Status ändern, Fotos aufnehmen und Kommentare schreiben. Alle Änderungen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht. Videos sind offline nur eingeschränkt möglich – nehmen Sie diese besser mit der Kamera-App des Geräts auf und laden Sie sie hoch, sobald wieder Verbindung besteht.

Ja. Außerdem lässt sich die Anzeigegröße der App anpassen – hilfreich auf kleinen oder sehr großen Bildschirmen.

In 17 Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Russisch, Chinesisch, Niederländisch, Flämisch, Portugiesisch, Dänisch, Polnisch, Tschechisch, Griechisch, Arabisch, Persisch und Hindi – Arabisch und Persisch mit Rechts-nach-links-Darstellung. Jede Person wählt ihre Sprache selbst; im gleichen Team können unterschiedliche Sprachen genutzt werden.

Sie legen ein Intervall fest, und die Aufgabe wird automatisch neu erzeugt, sobald sie erledigt ist bzw. der nächste Termin ansteht – ideal für Wartungen, Prüfungen, Reinigungspläne und Routinen, die sonst untergehen.

Jede Person verknüpft ihren eigenen Kalender. Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen dann automatisch dort – ohne manuelle Pflege.

Ja, über die dokumentierte REST-API mit Token-Authentifizierung lassen sich eigene Systeme anbinden. Im Business-Tarif enthalten.

Ja, über die KI-Anbindung per MCP. Die KI kann Projekte, Aufgaben und Schritte anlegen, lesen, ändern und löschen sowie Teilnehmenden Aufgaben zuweisen – immer im Rahmen der Rechte des verbundenen Kontos. Bereits im Free-Tarif enthalten.

Persönliche API-Schlüssel erstellen Sie selbst in Ihrem Konto und können sie jederzeit widerrufen. Sie werden z. B. für die KI-Anbindung genutzt und haben dieselben Rechte wie Ihr Konto.

Ja. Ein Projekt lässt sich komplett als ZIP-Datei exportieren – inklusive aller Aufgaben, Medien und Zusatzdaten, strukturiert als JSON und CSV. Damit sind Sie nicht an uns gebunden.

Ja. Team-Tasks unterstützt den offenen MCP-Standard (Model Context Protocol). Damit lassen sich ChatGPT und andere MCP-fähige KI-Anwendungen verbinden – kontrolliert und nur im Rahmen der Berechtigungen Ihres Team-Tasks-Kontos. Unterstützt Ihre Anwendung benutzerdefinierte Remote-MCP-Server, fügen Sie den Endpunkt https://api.team-tasks.com/functions/mcp hinzu. Ausführliche Anleitung: https://team-tasks.com/mcp

Eine KI-Verbindung umgeht keine Berechtigungen in Team-Tasks. Der Assistent kann nur auf die Projekte und Funktionen zugreifen, die dem verbundenen Benutzerkonto zur Verfügung stehen und für die Verbindung freigegeben wurden.

Ja. Firmenadministratoren können in den Firmeneinstellungen festlegen, ob externe KI-/MCP-Verbindungen für ihre Organisation zugelassen sind. Ist die Funktion deaktiviert, können Nutzer des Unternehmens Team-Tasks nicht über entsprechende externe KI-Assistenten verbinden.

Team-Tasks kann mit unterstützten KI-Anwendungen wie ChatGPT verbunden werden. Nach der Verbindung können Sie – abhängig von Ihren Berechtigungen – Team-Tasks-Funktionen direkt aus der Anwendung nutzen: Projekte und Aufgaben anzeigen, erstellen und bearbeiten, Schritte anlegen und bearbeiten, Kommentare bzw. Nachweise hinzufügen, Aufgaben zuweisen sowie Status und Aufgabenverläufe abrufen. Die KI-Anwendung erhält nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Team-Tasks-Daten – der Zugriff erfolgt im Rahmen des angemeldeten Team-Tasks-Kontos und der dort vorhandenen Berechtigungen. Team-Tasks ist ein eigenständiges Produkt der Klipex GmbH und kein Produkt von OpenAI.

Wählen Sie Team-Tasks in ChatGPT aus bzw. starten Sie die Team-Tasks-Integration. Melden Sie sich anschließend bei Team-Tasks an, prüfen Sie die angezeigten Zugriffsberechtigungen und geben Sie den Zugriff frei. Danach kann ChatGPT die freigegebenen Team-Tasks-Funktionen verwenden.

Der Zugriff richtet sich nach den Berechtigungen des verbundenen Team-Tasks-Kontos sowie den bei der Autorisierung freigegebenen Funktionen. Die Integration umgeht keine bestehenden Team-Tasks-Berechtigungen: Projekte, Aufgaben oder sonstige Inhalte, für die Ihr Konto keine Berechtigung hat, können auch über ChatGPT weder abgerufen noch verändert werden.

Ja. Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen und die jeweilige Funktion freigegeben wurde, können unterstützte Aktionen z. B. Projekte, Aufgaben, Schritte, Zuweisungen oder Kommentare erstellen oder verändern. Bitte beachten Sie: Solche Aktionen sind reale Änderungen in Ihrem Team-Tasks-Konto.

Widerrufen Sie den Zugang in Team-Tasks in den App-Einstellungen unter „API-Zugänge (persönlicher Agent)“ – damit ist die Verbindung wirksam getrennt. Entfernen Sie zusätzlich die Team-Tasks-Integration in ChatGPT.

Für die Bearbeitung einer Anfrage können diejenigen Team-Tasks-Daten verarbeitet bzw. übermittelt werden, die zur Ausführung der von Ihnen angeforderten Funktion erforderlich sind. Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung: https://webapp.team-tasks.com/Legal?doc=datenschutz

Prüfen Sie, ob die Anmeldung bei Team-Tasks erfolgreich war und Ihr Konto aktiv ist, und stellen Sie die Verbindung erneut her. Besteht der Fehler weiter, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Sichtbare Inhalte hängen von den Berechtigungen des angemeldeten Team-Tasks-Kontos und den Projektberechtigungen ab.

Mögliche Ursachen sind fehlende Berechtigungen, erforderliche Nachweise, offene Schritte oder andere in Team-Tasks konfigurierte Bedingungen.

Team-Tasks kann je nach Einstellung verlangen, dass zuvor alle notwendigen Schritte erledigt oder vorgeschriebene Nachweise hinterlegt werden.

Führen Sie die betreffende Abfrage bitte erneut durch.

Senden Sie uns niemals Zugangsdaten – also keine Passwörter, OAuth-Tokens, API-Schlüssel oder sonstigen Secrets – über Supportanfragen. Verdächtige Kontoaktivitäten melden Sie bitte unverzüglich dem Team-Tasks-Support.

Free ist kostenlos. Premium wird pro Nutzer und Monat abgerechnet (inkl. MwSt.), Business ist nach Teilnehmerzahl gestaffelt (netto zzgl. MwSt.) und Enterprise ist ein individuelles Angebot. Die genauen Preise finden Sie im Preisblock oben.

Die Grenzen für Projekte, Aufgaben, Mitglieder und Uploads werden in der App angezeigt – auch wenn eine Grenze erreicht wird. Anhänge, In-App-Benachrichtigungen und die mobile Nutzung sind enthalten.

Sie werden darauf hingewiesen und können jederzeit wechseln. Bestehende Daten bleiben unangetastet.

Ja. Die Kündigung ist direkt online möglich – ohne Anruf und ohne Formular per Post. Bei monatlicher Abrechnung endet der Vertrag zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums. Bei jährlicher Abrechnung gilt eine erste Vertragsperiode von 12 Monaten; Kündigung und Verlängerung richten sich nach Ihrem Vertragsstatus. Verbraucher können nach der ersten Periode monatlich zum Monatspreis fortfahren. Für Business gilt eine einmonatige Frist vor jährlicher Verlängerung.

Wer jährlich zahlt, erhält zwei Monate gratis – zahlt also für zehn Monate und nutzt Team-Tasks zwölf. Es gilt eine erste Vertragsperiode von 12 Monaten. Kündigung und Verlängerung richten sich nach Ihrem Vertragsstatus; Details vor der Buchung. Verbraucher können nach der ersten Periode monatlich zum Monatspreis fortfahren. Für Business gilt eine einmonatige Frist vor jährlicher Verlängerung. Ein Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung ist jederzeit möglich.

Verbraucher haben das gesetzliche Widerrufsrecht (§ 356a BGB). Die Kündigung erfolgt nach § 312k BGB. Beide sind bei uns klar getrennt und online erklärbar.

Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich.

Ihre Daten bleiben zunächst erhalten, damit ein Export noch möglich ist, und werden anschließend nach festgelegten Fristen gelöscht. Vor der Kündigung sollten Sie den Projekt-Export nutzen.

Mit dem kostenlosen Free-Tarif können Sie Team-Tasks unbegrenzt ausprobieren. Eine Testphase der kostenpflichtigen Funktionen ist auf Anfrage möglich.

Auf unserer Website verwenden wir Google Analytics nur mit Ihrer Einwilligung; ohne Zustimmung wird es nicht geladen. Ihre Auswahl ändern Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer. In der Team-Tasks-App werden keine Tracking- oder Analytics-Werkzeuge eingesetzt. Betriebs-, Sicherheits- und Fehlerprotokolle sowie Nachweise über Aufgabenänderungen dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Dokumentation. Die optionale Google-Kalender-Anbindung ist eine gesonderte Funktion. Details in unserer Datenschutzerklärung: https://webapp.team-tasks.com/Legal?doc=datenschutz

Die primäre Datenbank steht in Frankfurt. Weitere Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandzugriffe finden Sie in unserer Unterauftragsverarbeiterliste.

Team-Tasks orientiert sich an den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung. Die primäre Datenbank steht in Frankfurt; weitere Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandzugriffe nennt die Unterauftragsverarbeiterliste.

Ja, er ist auf unserer Legal-Seite einsehbar und direkt in der App bestätigbar – ohne Papierweg.

Das hängt von der tatsächlichen Verarbeitung ab, nicht vom Tarif. Auch ein berufliches Einzelkonto (Premium) kann personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Die Rollen- und AVV-Frage klären wir anhand Ihrer tatsächlichen Verarbeitung, nicht allein anhand der Nutzerzahl oder Paketbezeichnung.

Alle Rechtstexte – AVV (digital akzeptierbar), technische und organisatorische Maßnahmen, Subprozessoren-Liste sowie versionierte Rechtstexte – finden Sie auf unserer Legal-Seite.

Für jede Datenart gelten definierte Fristen, und die Löschung läuft automatisiert. Die konkreten Fristen stehen in unseren Rechtstexten.

Ja, alle Fassungen werden versioniert archiviert und bleiben nachvollziehbar. Die jeweils aktuell geltende Fassung ist eindeutig gekennzeichnet. Künftige Fassungen sind mit ihrem Gültigkeitsdatum separat ausgewiesen und treten erst zu diesem Zeitpunkt in Kraft.

Ja. Das Firmen-Auditprotokoll erfasst sicherheitsrelevante Verwaltungsvorgänge wie Rollen-, Rechte- und Einstellungsänderungen (ab Business-Tarif). Zusätzlich hat jede Aufgabe ein eigenes Änderungsprotokoll.

Ja, in allen Tarifen per Authenticator-App (TOTP) mit Wiederherstellungscodes. Firmen können die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Mitglieder verpflichtend machen.

Ja, als Zusatzpaket ab Business inklusive Speicher. Gesichert wird nachts, täglich oder wöchentlich; jede Sicherung ist ein Wiederherstellungspunkt. Die Aufbewahrung ist frei einstellbar (mindestens 30 Tage), gespeichert wird auf externem Objektspeicher in Deutschland (Hetzner, Falkenstein). Per Object Lock ist jedes Backup 30 Tage unveränderbar – Schutz vor Ransomware und versehentlichem Löschen.

In den Kontoeinstellungen der App. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, setzen Sie es über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite zurück.

Nur Mitglieder des jeweiligen Projekts – und bei eingeschränkter Sichtbarkeit nur die Personen, die auf die betreffende Aufgabe Zugriff haben.

Über die Kontaktmöglichkeiten auf unserer Website. Im Premium-Tarif erhalten Sie bevorzugte Bearbeitung, im Business-Tarif zusätzlich Firmenverwaltung, Rollen und API. Im Enterprise-Tarif gibt es individuelles Onboarding und SLA.

Für Enterprise-Kunden bieten wir individuelles Onboarding an, bei dem wir Projekte, Rollen und wiederkehrende Aufgaben gemeinsam aufsetzen.