Aufgaben · Checklisten · Arbeitsanweisungen
Damit Standards nicht nur dokumentiert, sondern wirklich ausgeführt werden.
Team-Tasks verbindet Arbeitsanweisungen mit klar zugewiesenen Aufgaben, konkreten Schritten und den benötigten Nachweisen. Mitarbeitende bearbeiten den Ablauf direkt in der App. Verantwortliche sehen den dokumentierten Stand, ohne Informationen aus Chats und Ordnern zusammenzusuchen.
- Klare Zuständigkeiten statt Rückfragen
- Checklisten und Arbeitsanweisungen direkt in der Aufgabe
- Erledigung mit Foto, Kommentar, Video oder Dokument nachweisen

Erfahrung aus der Praxis
Abstimmungsaufwand zwischen Führung und Team
Aufwand beim Einarbeiten neuer Mitarbeitender
vergessene Aufgaben – nach Erfahrung der Betriebsleitung
Schätzung der Betriebsleitung des Actionpark Hirschhagen nach mehrmonatigem Einsatz; ergänzend zeigt eine interne Auswertung 30 % bzw. 50 % weniger WhatsApp-Nachrichten.
Praxisbericht
Weniger Rückfragen. Weniger vergessene Aufgaben. Mehr Sicherheit im Betriebsablauf.
Wie der Actionpark Hirschhagen die täglichen Abläufe für 15 Mitarbeitende organisiert
Hosting- und Verarbeitungsorte sowie etwaige Drittlandübermittlungen dokumentieren wir transparent in unserer Datenschutzerklärung und Unterauftragsverarbeiterliste.
Vom Wildwuchs zur Klarheit
Drei typische Probleme — und wie Team-Tasks sie löst.
Wildwuchs aus Excel, WhatsApp und E-Mail
Aufgaben verteilen sich über Tabellen, Chats und Postfächer. Team-Tasks bündelt alles in einer zentralen Aufgabenverwaltung.
Fehlende Nachweise und Dokumentation
Was wurde wann von wem erledigt? Foto, Video, Kommentar oder Dokument werden direkt an der Aufgabe hinterlegt und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Informationsverlust bei Statusänderungen
Gebündelte In-App- und E-Mail-Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden — ohne Info-Überschwemmung.
Sechs Kernfunktionen, die den Arbeitsalltag tragen
Jede für sich ein echter Mehrwert – zusammen tragen sie den Arbeitsalltag.

Verbindliche Erledigung mit Nachweis
Aufgaben lassen sich erst abschließen, wenn alle Schritte gemäß den Abschlussregeln bearbeitet und die geforderten Nachweise hinterlegt sind: Foto, Kommentar, Video oder Dokument. So ist die Ausführung dokumentiert, nicht nur angehakt.

Mobil & offline arbeiten
Auf Baustellen, in Kellern oder unterwegs ohne Verbindung weiterarbeiten. Änderungen werden später automatisch synchronisiert, Konflikte erkannt.

Zusammenarbeit ohne Informationschaos
Statusänderungen aktualisieren sich automatisch. Gezielte In-App- und gebündelte E-Mail-Benachrichtigungen ersetzen das Hin- und Her per WhatsApp und E-Mail.

Vollständige Nachvollziehbarkeit
Änderungen, Kommentare, Anhänge, Zuständigkeiten und Zeitpunkte bleiben nachvollziehbar. Projekte lassen sich inklusive Medien und Metadaten exportieren. Nachweise lassen sich mit allen Details zur Ausführung drucken.

Präzise Rollen, Sichtbarkeiten & Mandantentrennung
Legen Sie fest, wer Aufgaben sehen, bearbeiten, verwalten oder archivieren darf. Mehrere Firmen, Standorte oder Mandanten bleiben getrennt.

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Wartungen, Kontrollen, Reinigungspläne und Routinen werden automatisch zum richtigen Zeitpunkt neu erstellt – wiederkehrende Arbeit muss nicht jedes Mal neu organisiert werden.
Simpel & schnell
In Minuten starten mit einer ersten Aufgabenliste und den Ablauf bei Bedarf erweitern.
Hoher Detailgrad bei Bedarf
Über die vielfältigen Einstellungen den Detailgrad deutlich erhöhen – Schritte, Pflichtfelder, Rollen, Wiederkehrendes.
Team-Tasks dort nutzen, wo Sie arbeiten
Per App, Browser, REST-API – oder direkt über kompatible KI-Assistenten. Über den offenen MCP-Standard macht Team-Tasks Projekte, Aufgaben und Arbeitsabläufe für autorisierte KI-Anwendungen im Rahmen Ihrer Berechtigungen zugänglich.
Team-Tasks mit KI-Assistenten verbinden
Verbinden Sie Team-Tasks über den offenen MCP-Standard mit kompatiblen KI-Assistenten. So können Sie beispielsweise Projekte und Aufgaben per natürlicher Sprache abrufen, erstellen oder bearbeiten – innerhalb der Berechtigungen Ihres Team-Tasks-Kontos.
Kompatibel mit ChatGPT und anderen MCP-fähigen Anwendungen. Bereits im Free-Tarif enthalten.
Zwei Arten von Agenten: Persönliche Agenten verbinden Nutzer in allen Tarifen selbst. Unternehmensagenten sind ab Business & Organisation eigene Konten, denen Sie wiederkehrende Aufgaben zuweisen – mit eigenem Verlauf und Ergebnisprüfung.
Team-Tasks macht Organisationswissen ausführbar – und Erledigung nachweisbar.
Womit Teams am häufigsten starten
Vier Alltagssituationen, in denen Team-Tasks sofort Rückfragen spart – jede Karte führt zur Detailseite mit Schritt-für-Schritt-Ablauf und Praxisbeispiel.
Die Arbeitsweise dahinter:Digitale ChecklistenArbeitsanweisungen & SOPWissenssicherung
Für Teams, bei denen Aufgaben zuverlässig erledigt werden müssen
Typische Branchen, die von strukturierter Aufgabenverwaltung profitieren.
Facility Management & Hausverwaltung
Wartungs- und Inspektionsrunden werden zu dokumentierten Aufgaben — mit dokumentierten Schritten, Nachweisen wie Foto oder Video und automatischer Wiederholung.
- Objektbegehungen
- Wartungspläne
- Übergaben
Handwerk & Service-Teams
Aufträge mit Schritten und Anhängen direkt auf der Baustelle erledigen, Status in Echtzeit fürs Büro sichtbar.
- Arbeitsanweisungen
- Reparaturchecklisten
- Fotodokumentation
Gastronomie & Filialen
Putz- und Kontrollpläne, Öffnungs- und Schließroutinen standardisiert — über alle Filialen hinweg zentral gesteuert.
- Hygieneroutinen
- Öffnungsroutinen
- Schließroutinen
Produktion & Wartung
Wartungsintervalle und Sicherheitskontrollen automatisch terminiert und nachvollziehbar protokolliert.
- SOPs
- Qualitätskontrollen
- Maschinenwartung
Freizeit- & Veranstaltungsbetriebe
Anlagenkontrollen, Sicherheitsrunden und Mitarbeitereinweisungen verbindlich dokumentiert — vor, während und nach dem Betrieb.
- Anlagenkontrollen
- Sicherheitsrunden
- Mitarbeitereinweisung
Öffentliche Verwaltung
Gebäudeprüfungen, Fuhrpark und Grünflächen: wiederkehrende Kontrollpflichten terminiert, dokumentiert und nachvollziehbar abgeschlossen.
- Gebäudeprüfungen
- Fuhrpark
- Grünflächen
- Kontrollpflichten
Recht & Compliance
Unterlagen für Ihre Datenschutz- und IT-Prüfung.
AVV
Auftragsverarbeitungsvertrag digital akzeptierbar – abrufbar auf unserer Legal-Seite bzw. in der Web-App.
TOMs
Dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen.
Subprozessoren-Liste
Alle Subprozessoren einsehbar und nachvollziehbar.
Versionierte Rechtstexte
Rechtstexte mit Versionsarchiv und Änderungshistorie.
Automatisierte Löschfristen
Datenlöschung nach konfigurierbaren Fristen.
Online-Kündigung
Kündigung online nach § 312k BGB.
Elektronischer Widerruf
Widerruf elektronisch nach § 356a BGB.
Keine Tracking- oder Analytics-Werkzeuge in der App
Auf unserer Website verwenden wir Google Analytics nur mit Ihrer Einwilligung. In der Team-Tasks-App werden keine solchen Werkzeuge eingesetzt. Betriebs-, Sicherheits- und Fehlerprotokolle sowie Nachweise über Aufgabenänderungen dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Dokumentation.
Hosting in Frankfurt
Primäre Datenbank in Frankfurt. Weitere Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandzugriffe finden Sie in unserer Unterauftragsverarbeiterliste.
Betroffenenrechte im Konto
Datenauskunft, Einwilligungs-Widerruf, Berichtigung und Kontolöschung direkt im Konto – ohne Support-Ticket.
Compliance-Register
Verarbeiter-, DSFA-, Vorfall- und Restore-Test-Register mit Fristenüberwachung.
Der passende Tarif für Ihren Arbeitsalltag
Starten Sie kostenlos und wechseln Sie erst dann in einen kostenpflichtigen Tarif, wenn Ihr Team mehr benötigt. Premium richtet sich an Selbstständige und kleine Teams; Business & Organisation an Unternehmen, Vereine und öffentliche Stellen mit Firmenkonto, Rollen und Rechten; Enterprise an Organisationen ab 100 Teilnehmern oder mit individuellen Anforderungen.
Free
Private Projekte und gelegentliche Nutzung
- Volle Grundfunktionalität
- 6 eigene Projekte anlegen
- Teilnahme an maximal einem fremden Projekt
- Bis zu 30 offene Tasks pro Projekt
- Bis zu 1 Mitglied pro Projekt einladen
- Anhänge, Kommentare und In-App-Benachrichtigungen
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Kategorien
- Wiederkehrende Aufgaben
- Google-Kalender-Synchronisation
- Mobile Nutzung (iOS & Android)
- Offline-Fähigkeit
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Persönlicher KI-Agent per MCP (ChatGPT, Claude)
- Tägliche Morgen-Mail
- Druckbare Nachweisberichte (PDF)
- Datenauskunft und Export nach Vertragsende
Premium
Selbstständige und kleine Teams
inkl. MwSt.
Monatliche Abrechnung. Kündigung jederzeit zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums.
- Alles aus Free
- Nutzung ohne Volumengrenzen für ein einzelnes Konto
- Unbegrenzte Teilnahme an Projekten
- Unbegrenzte Projekteinladungen
- Projekt-Export
- Prioritäts-Support
Business & Organisation
Unternehmen, Vereine und öffentliche Stellen
netto/Monat, zzgl. MwSt.
Monatliche Abrechnung. Kündigung jederzeit zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums.
| bis 5 Nutzer | 29 € /Monat |
| bis 15 Nutzer | 69 € /Monat |
| bis 30 Nutzer | 119 € /Monat |
| bis 60 Nutzer | 199 € /Monat |
| bis 100 Nutzer | 299 € /Monat |
- Alles aus Premium
- Firmenkonto für eine Organisation
- Rollen- und Rechteverwaltung
- Firmeneinstellungen & Archivverwaltung
- Eigene E-Mail-Vorlagen und Absender
- REST-API-Zugang
- Audit-Log
- Backup & Restore sowie Compliance-Register
- Automatische Backups (täglich/wöchentlich) inkl. Speicher buchbar
- KI-Unternehmensagenten als eigene Konten (zählen als Teilnehmer)
- Privater Medienspeicher inklusive (aktivierbar)
- Preis nach Teilnehmerzahl gestaffelt (bis 100)
Enterprise
Ab 100 Teilnehmern oder bei Sonderanforderungen
Angebot auf Anfrage
- Alles aus Business
- Individuelles Angebot
- Individuelles Onboarding
- Sonderanforderungen & SLA auf Anfrage
- Dedizierter Ansprechpartner
- Filialmanagement für Standort- und Franchise-Strukturen
- Unternehmensgruppen mit gemeinsamer Abrechnung
- Individuelle Schnittstellen-Programmierung buchbar
| Pakete im Vergleich | Free | Premium | Business & Organisation | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Preismodell | Kostenlos | Pro Nutzer/Monat | Nach Teilnehmerzahl | Individuelles Angebot |
| Zielgruppe | Private Nutzung | Einzelne & kleine Teams | Organisationen | Große & Sonderfälle |
| Volumengrenzen | Ja (in App angezeigt) | Keine | Keine | Keine |
| Kontotyp | Einzelnes Konto | Einzelnes Konto | Firmenkonto | Firmenkonto |
| Externe Nutzer | Eingeschränkt | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Anhänge & Kommentare | Enthalten | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| In-App-Benachrichtigungen | Enthalten | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Enthalten | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
Free
- PreismodellKostenlos
- ZielgruppePrivate Nutzung
- VolumengrenzenJa (in App angezeigt)
- KontotypEinzelnes Konto
- Externe NutzerEingeschränkt
- Anhänge & KommentareEnthalten
- In-App-BenachrichtigungenEnthalten
- E-Mail-BenachrichtigungenEnthalten
Premium
- PreismodellPro Nutzer/Monat
- ZielgruppeEinzelne & kleine Teams
- VolumengrenzenKeine
- KontotypEinzelnes Konto
- Externe NutzerEnthalten
- Anhänge & KommentareEnthalten
- In-App-BenachrichtigungenEnthalten
- E-Mail-BenachrichtigungenEnthalten
Business & Organisation
- PreismodellNach Teilnehmerzahl
- ZielgruppeOrganisationen
- VolumengrenzenKeine
- KontotypFirmenkonto
- Externe NutzerEnthalten
- Anhänge & KommentareEnthalten
- In-App-BenachrichtigungenEnthalten
- E-Mail-BenachrichtigungenEnthalten
Enterprise
- PreismodellIndividuelles Angebot
- ZielgruppeGroße & Sonderfälle
- VolumengrenzenKeine
- KontotypFirmenkonto
- Externe NutzerEnthalten
- Anhänge & KommentareEnthalten
- In-App-BenachrichtigungenEnthalten
- E-Mail-BenachrichtigungenEnthalten
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen kompakt – das vollständige Hilfe-Center finden Sie auf einer eigenen Seite.
Team-Tasks verbindet Arbeitsanweisungen mit klar zugewiesenen Aufgaben und einzelnen Schritten. Je nach Einstellung kann eine Aufgabe erst abgeschlossen werden, wenn die relevanten Schritte nach den festgelegten Regeln bearbeitet und vorgeschriebene Nachweise hinterlegt sind. Kommentare und Verlauf bleiben am Vorgang.
Ja. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und ohne Zahlungsdaten nutzbar. Die Grenzen für Projekte, Aufgaben und Mitglieder werden in der App angezeigt.
Im Premium-Tarif gilt ein fester Preis pro Nutzer und Monat. Im Business-Tarif ist der Preis nach Teilnehmerzahl gestaffelt (bis 100). Darüber erstellen wir ein individuelles Enterprise-Angebot. Die aktuellen Preise finden Sie im Preisblock oben bzw. in der App unter „Pläne“.
Ja. Auf der Baustelle, im Keller oder ohne Empfang können Sie weiterarbeiten. Geöffnete Projekte hält die App auf dem Gerät vor. Änderungen, Fotos und Kommentare werden dort zwischengespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Haben mehrere Personen dieselbe Aufgabe offline geändert, erkennt die App den Konflikt und zeigt ihn zur Auflösung an. Bis zur Synchronisation liegen die Änderungen nur auf dem Gerät – öffnen Sie die App daher nach der Rückkehr ins Netz kurz, damit alles übertragen wird. Videos sind offline nur eingeschränkt möglich; nutzen Sie dafür besser die Kamera-App des Geräts.
Die primäre Datenbank steht in Frankfurt. Weitere Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandzugriffe finden Sie in unserer Subprozessoren-Liste auf der Legal-Seite.
Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist digital akzeptierbar – abrufbar auf unserer Legal-Seite oder direkt in der App, ohne Papierweg.
Ja. Projekte lassen sich komplett als ZIP exportieren – inklusive aller Aufgaben, Medien und Metadaten, strukturiert als JSON und CSV. Damit sind Sie nicht an uns gebunden.
Jederzeit online kündbar, ohne Anruf oder Formular. Bei monatlicher Abrechnung endet der Vertrag zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums. Bei jährlicher Abrechnung gilt eine erste Vertragsperiode von 12 Monaten; Kündigung und Verlängerung richten sich nach Ihrem Vertragsstatus. Verbraucher können nach der ersten Periode monatlich zum Monatspreis fortfahren. Für Business gilt eine einmonatige Frist vor jährlicher Verlängerung. Details vor der Buchung und in unseren AGB.
Im Business-Tarif erhalten Sie Firmenverwaltung, Rollen und Rechte, API-Zugang, Audit-Log, Backup & Restore und Compliance-Register. Prioritäts-Support ist ab Premium enthalten. Im Enterprise-Tarif gibt es individuelles Onboarding und SLA.
Ab Business lässt sich der automatische Backupdienst inklusive Speichervolumen hinzubuchen. Sie stellen ein, ob täglich oder wöchentlich gesichert wird; die Sicherung läuft nachts. Jede Sicherung ist ein Wiederherstellungspunkt, also ein vollständiger Datenstand, auf den Sie zurückgehen können. Die Aufbewahrungsdauer legen Sie frei fest, mindestens jedoch 30 Tage. Die Backups liegen getrennt vom Produktivsystem auf einem externen Objektspeicher in Deutschland (Hetzner, Falkenstein). Jedes Backup ist per Object Lock 30 Tage unveränderbar gesperrt – es kann in dieser Zeit weder durch Ransomware noch mit gestohlenen Zugangsdaten manipuliert oder gelöscht werden. Nur in besonderen Fällen kann ein eng begrenzter Personenkreis des Betreibers ein Backup vorzeitig löschen.
Ja. Eine Person kann in mehreren Firmen arbeiten und zwischen ihnen wechseln – die Daten bleiben strikt getrennt (Mandantentrennung). Für Organisationen mit mehreren Standorten, Filialen oder Franchise-Partnern bietet der Enterprise-Tarif ein Filialmanagement: mehrere Filialen unter einem Mandanten, übergreifende Sicht und filialbezogene Rollen.
Welchen Ablauf möchten Sie zuerst verlässlich organisieren?
Starten Sie jetzt mit Team-Tasks oder vereinbaren Sie eine persönliche Demo.

























