Funktionen im Detail
Jeder Bereich einzeln erklärt — mit Screenshot, Beschreibung und Stichpunkten.
Aufgaben & Ausführung
Meine Aufgaben
Die zentrale Aufgabenliste mit Projekt-Tabs bietet volle Kontrolle: Volltextsuche über alle Aufgaben, Filter nach Status, Kategorie, Zuständigem und Fälligkeit, automatische Fälligkeitsgruppen (Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche, Später), Statuswechsel per Klick sowie Massenaktionen für mehrere Aufgaben. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop manuell priorisieren. Erledigte Aufgaben wandern in den Archivbereich mit einstellbarer Aufbewahrungsdauer und steuerbarem Mitglieder-Zugriff. Auf dem Handy sorgt Pull-to-Refresh für aktuelle Daten — und dank Offline-Fähigkeit funktioniert die App auch ohne Empfang.
- Projekt-Tabs, Filter, Volltextsuche und Fälligkeitsgruppen in einer Ansicht
- Kachelansicht mit Bildern: Status auf einen Blick, Erledigt-Abzeichen in Größe und Position einstellbar
- Gastzugang: 14 Tage ohne Registrierung testen – mit Beispielprojekten und späterer Übernahme in ein reguläres Konto ohne Datenverlust
- Statuswechsel per Klick, Drag & Drop für eigene Reihenfolge
- Frei definierbare Statuswerte pro Projekt
- Massenaktionen: Status, Kategorie, Mitglieder, Duplizieren, in anderes Projekt kopieren/verschieben, löschen – mit Rückgängig-Funktion
- Gleichzeitige Bearbeitung mit Konflikt-Schutz und automatischer Aktualisierung
- Archiv mit einstellbarer Aufbewahrungsdauer, steuerbarem Mitglieder-Zugriff und druckbaren Nachweisberichten
- Pull-to-Refresh und Offline-Fähigkeit auf dem Handy
Aufgaben-Detail & Schritte
Jede Aufgabe fasst Beschreibung, Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit, Priorität, Kategorie und Zuständige zusammen. Unteraufgaben (Schritte) haben eine eigene Reihenfolge und einen eigenen Status. Pflichtvorgaben stellen sicher, dass eine Erledigung erst mit den geforderten Nachweisen möglich ist – Foto, Kommentar, Video und Dokument, einzeln oder kombiniert. Je Projekt legen Sie fest, ob Mitglieder die Reihenfolge der Schritte ändern dürfen. Ein vollständiges Änderungsprotokoll hält jede Änderung nach.
- Beschreibung, Fälligkeit mit Uhrzeit, Priorität und Kategorie
- Unteraufgaben mit eigener Reihenfolge (per Drag & Drop) und Status
- Pflichtnachweise: Foto, Kommentar, Video und/oder Dokument
- Projekteinstellung: Mitglieder dürfen Schrittreihenfolge ändern – oder nicht
- Vollständiges Änderungsprotokoll je Aufgabe
Anhänge & Dokumentation
Bilder mit Vorschau und Lightbox, Videos, PDFs und Dokumente lassen sich direkt an die Aufgabe anhängen. Kommentare mit Autor und Zeitstempel sorgen für nachvollziehbare Kommunikation. Miniaturansichten laden schnell, und der Upload funktioniert direkt vom Smartphone aus.
- Bilder mit Vorschau und Lightbox-Ansicht
- Videos, PDFs und Dokumente anhängen
- Kommentare mit Autor und Zeitstempel
- Upload direkt vom Smartphone
- Videos auch offline aufnehmen: Der Upload startet automatisch, sobald wieder Netz da ist
- Privater Medienspeicher (ab Business): keine öffentlichen Links, jeder Abruf wird über die Berechtigungen geprüft
- Druckbare PDF-Nachweisberichte mit Schritten, Fotos, Kommentaren, Zeitpunkten und Zuständigen – ab Free
Projekt- und Aufgabenvorlagen
Bewährte Abläufe einmal als Vorlage anlegen und beliebig oft verwenden: für Onboarding, Schulungen, Übergaben oder wiederkehrende Prüfungen. Vorlagen lassen sich auch mit anderen Firmen teilen – etwa zwischen Partnerbetrieben oder vom Dienstleister zum Kunden. So wird gesichertes Wissen zum Standard, der bei jeder Ausführung gleich startet.
- Projektvorlagen mit mehreren Aufgaben und Schritten
- Aufgabenvorlagen für einzelne Abläufe
- Vorlagen mit anderen Firmen teilen
- Ideal für Onboarding, Schulungen und Wissenssicherung
- In allen Tarifen enthalten
Team & Organisation
Projekte & Team
Legen Sie Projekte an, kennzeichnen Sie diese farbig und mit Icon, und fügen Sie Mitglieder per E-Mail-Einladung hinzu. Die Sichtbarkeitssteuerung legt fest, ob Mitglieder alle Aufgaben oder nur die eigenen sehen. Kategorien können je Projekt definiert werden.
- Projekte farbig und mit Icon kennzeichnen
- Mitglieder per E-Mail-Einladung hinzufügen
- Sichtbarkeit: alle Aufgaben oder nur eigene
- Mitgliederrechte je Projekt: Aufgaben erstellen und zuweisen
- Kategorien je Projekt
- Subunternehmer und Kunden ins Projekt einladen – Aufgaben zuweisen oder selbst anlegen lassen
Rollen & Berechtigungen
Definieren Sie Rollen frei und vergeben Sie granulare Rechte: Aufgaben verwalten, bearbeiten, archivieren, Einstellungen verwalten und Nutzer verwalten. Die Zuweisung erfolgt je Nutzer und je Firma.
- Frei definierbare Rollen
- Granulare Rechte je Rolle
- Zuweisung je Nutzer und je Firma
- Trennung von Verwaltung und Ausführung
- Pro Projekt steuerbar: ob Mitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen dürfen
Firmenverwaltung
Verwalten Sie mehrere Firmen oder Mandanten mit strikt getrennten Daten. Firmeneinstellungen, eigene E-Mail-Vorlagen und Absender pro Firma sowie die Einladung neuer Mitarbeitender per Link machen die Mehrmandantenfähigkeit flexibel nutzbar.
- Mehrere Firmen/Mandanten mit getrennten Daten
- Firmenweite Einstellungen
- Eigene E-Mail-Vorlagen und Absender pro Firma
- Einladung neuer Mitarbeitender per Link
- Ein Nutzer, mehrere Firmen: Firmenwechsel mit einem Klick – ideal für Dienstleister und Hausverwaltungen
- Filialmanagement für Standort- und Franchise-Strukturen – mehrere Filialen unter einem Mandanten, übergreifende Sicht und filialbezogene Rollen (ab Enterprise)
- Unternehmensgruppen: mehrere Firmen unter einer Gruppe, gemeinsame Rechnung, gruppenweite 2FA-Vorgabe, strikte Datentrennung je Firma (ab Enterprise)
Integrationen & Automatisierung
Wiederkehrende Aufgaben
Aufgaben werden automatisch nach einem Intervall neu erzeugt — ideal für Wartung, Kontrollen und regelmäßige Routinen, die sonst gerne vergessen werden.
- Automatische Neuerzeugung nach Intervall
- Perfekt für Wartung und Kontrollen
- Regelmäßige Routinen abgedeckt
- Konfigurierbare Wiederholungsmuster
Benachrichtigungen
Die In-App-Benachrichtigungen zeigen ungelesene Meldungen: neue Aufgabe, Zuweisung, Statusänderung, Erledigung sowie Kommentar oder Anhang. Zusammengefasste E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass bei mehreren schnellen Änderungen nur eine Mail mit dem Endstatus verschickt wird. Jede Person kann E-Mails individuell abschalten. Je Projekt legen Sie fest, welche Empfängergruppen – etwa Ersteller, Verantwortliche oder Firmenadmins – bei Erledigung, Statusänderung oder neuem Nachweis informiert werden.
- Empfänger je Projekt und Ereignis einstellbar (Erledigung, Status, Nachweis)
- In-App-Benachrichtigungen mit ungelesenen Meldungen
- Zusammengefasste E-Mail-Benachrichtigungen
- Bei mehreren Änderungen nur eine Mail mit Endstatus
- Individuelle E-Mail-Einstellungen pro Person
- Pro Projekt und Rolle festlegen, wer worüber informiert wird
- Tägliche Morgen-Mail mit den anstehenden Aufgaben – ab Free
Google-Kalender-Synchronisation
Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen automatisch im verknüpften Google-Kalender. So haben Sie Deadlines immer im Blick, auch außerhalb der App.
- Automatische Synchronisation der Fälligkeiten
- Sichtbar im gewohnten Google-Kalender
- Kein manuelles Nachpflegen
- Verknüpfung pro Nutzer
REST-API & Integrationen
Eine dokumentierte REST-Schnittstelle mit Token-Authentifizierung ermöglicht die Anbindung eigener Systeme. Eine Diagnose-Ansicht zeigt Laufzeiten und Fehlerquoten transparent.
- Dokumentierte REST-Schnittstelle
- Token-Authentifizierung
- Anbindung eigener Systeme
- Diagnose-Ansicht für Laufzeiten und Fehlerquoten
- API-Schlüssel selbst erstellen und widerrufen
KI-Anbindung per MCP
Verbinden Sie ChatGPT, Claude oder andere KI-Assistenten über den MCP-Standard direkt mit Team-Tasks. Die KI kann Projekte, Aufgaben und Schritte anlegen, lesen, ändern und löschen sowie Teilnehmende Aufgaben zuweisen – im Rahmen der Rechte des verbundenen Kontos. So entsteht z. B. aus einer Beschreibung in natürlicher Sprache eine fertige Aufgabe mit Schritten. Bereits im Free-Tarif enthalten.
- Anbindung von ChatGPT, Claude und weiteren MCP-fähigen Assistenten
- Projekte, Aufgaben und Schritte anlegen, lesen, ändern und löschen
- Teilnehmende per KI Aufgaben zuweisen
- Persönliche Agenten: es gelten die Rechte des verbundenen Kontos (ab Free)
- Unternehmensagenten als eigene Konten mit eigenen Rechten, Verlauf und Ergebnisprüfung (ab Business & Organisation, zählen als Teilnehmer)
Mobil & Offline
Mobil & Mehrsprachigkeit
Die App lässt sich auf iOS und Android installieren, ist für die Bedienung unterwegs optimiert und ist in 17 Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Russisch, Chinesisch, Niederländisch, Flämisch, Portugiesisch, Dänisch, Polnisch, Tschechisch, Griechisch, Arabisch, Persisch und Hindi. Ein Dark Mode ist ebenfalls enthalten.
- Installierbar als App auf iOS und Android
- Optimiert für unterwegs
- Mehrsprachig: 17 Sprachen inkl. Arabisch und Persisch (rechts nach links)
- Dark Mode inklusive
- Anzeige anpassbar: Skalierung, Bildgrößen, Zebrastreifen, letzte Änderung, Projekt-Icons
Offline & Synchronisation
Auf der Baustelle, im Keller, in der Tiefgarage — oft kein Empfang. Team-Tasks funktioniert offline weiter: Änderungen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Konflikte werden erkannt und lassen sich auflösen.
- Auch ohne Netzverbindung nutzbar
- Änderungen lokal speichern, automatisch später synchronisieren
- Konflikterkennung bei gleichzeitigen Offline-Änderungen
- Ideal für Handwerk, Baustelle, Keller und Tiefgarage
Daten & Nachvollziehbarkeit
Datensicherung & Restore
Sichern und spielen Sie ganze Projekte inklusive aller Aufgaben, Medien und Metadaten zurück: Export als ZIP mit strukturierter JSON- und CSV-Ausgabe, Restore mit SHA-256-Prüfsummen, projektweiser Auswahl und Trennung von privaten und Firmen-Daten.
- Projekt-Export als ZIP
- Strukturierte JSON- und CSV-Ausgabe
- Restore ganzer Projekte aus dem ZIP
- SHA-256-Prüfsummen gegen Manipulation
- Projektweise Auswahl, Trennung privat/Firma bleibt erhalten
- Ideal für Backups und Migrationen
Protokoll & Nachvollziehbarkeit
Ein Audit-Log für sicherheitsrelevante Verwaltungsvorgänge hält alle relevanten Aktionen nach und sorgt für volle Nachvollziehbarkeit.
- Audit-Log für sicherheitsrelevante Verwaltungsvorgänge
- Alle sicherheitsrelevanten Aktionen
- Volle Nachvollziehbarkeit
- Nachvollziehbar für Prüfungen und Kontrollen
- Druckbare Nachweisberichte aus dem Archiv mit allen Ausführungsdetails – Schritte, Fotos, Kommentare, Zeitstempel und Zuständige
Sicherheit & Compliance
Was Einkäufer und Datenschutzbeauftragte prüfen – gebündelt an einer Stelle.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Schützen Sie jeden Zugang mit einem zweiten Faktor: TOTP-Authenticator-Apps, Einmal-Wiederherstellungscodes für den Notfall und firmenweite Erzwingung – sodass kein Konto ohne 2FA bestehen bleibt.
- TOTP-Authentifikator (Google Authenticator, Authy, 1Password u. a.)
- Einmal-Wiederherstellungscodes für den Notfall
- Firmenweite Erzwingung – kein Konto ohne 2FA
- Pflicht für alle Mitarbeitenden einstellbar
Backup & Restore
Sicherung ist nur die Hälfte. Team-Tasks spielt ganze Projekte inklusive aller Medien und Metadaten aus dem ZIP zurück – mit SHA-256-Prüfsummen, projektweiser Auswahl und sauberer Trennung von privaten und Firmen-Daten. Ab Business lässt sich zusätzlich der automatische Backupdienst inklusive Speichervolumen hinzubuchen: Sie legen fest, ob täglich oder wöchentlich gesichert wird; die Sicherung läuft jeweils nachts. Jede Sicherung ist ein Wiederherstellungspunkt – ein vollständiger Stand Ihrer Daten zu diesem Zeitpunkt, auf den Sie zurückgehen können, etwa nach versehentlichem Löschen. Wie lange Wiederherstellungspunkte aufbewahrt werden, stellen Sie frei ein, mindestens jedoch 30 Tage. Die Backups liegen getrennt vom Produktivsystem auf einem externen Objektspeicher in Deutschland (Hetzner, Falkenstein). Zusätzlich ist jedes Backup per Object Lock 30 Tage lang gesperrt: In dieser Zeit kann es weder ein Angreifer mit gestohlenen Zugangsdaten oder Verschlüsselungstrojaner noch ein versehentlicher Bedienfehler verändern oder löschen. Nur in besonderen Fällen kann ein eng begrenzter Personenkreis des Betreibers ein Backup vor Ablauf der 30 Tage löschen.
- Automatische nächtliche Backups, täglich oder wöchentlich – ab Business inkl. Speicher buchbar
- Wiederherstellungspunkte mit frei einstellbarer Aufbewahrung, mindestens 30 Tage
- Externer Objektspeicher in Deutschland (Hetzner, Falkenstein), getrennt vom Produktivsystem
- Object Lock: jedes Backup ist 30 Tage gegen Veränderung und Löschung gesperrt – Schutz vor Ransomware und versehentlichem Löschen (vorzeitige Löschung nur in besonderen Fällen durch einen eng begrenzten Personenkreis des Betreibers)
- Rückspielung ganzer Projekte aus dem ZIP-Export
- SHA-256-Prüfsummen gegen Manipulation und Übertragungsfehler
- Projektweise Auswahl – einzelne oder alle Projekte wiederherstellen
- Trennung von privaten und Firmen-Daten bleibt erhalten
Betroffenenrechte – Selbstbedienung
Betroffene üben ihre Rechte direkt im Konto aus, ohne Support-Ticket: Datenauskunft als Download, Einwilligungsübersicht mit Widerruf, Antrag auf Berichtigung oder Einschränkung und Kontolöschung – alles nachvollziehbar dokumentiert.
- Datenauskunft als strukturierter Download
- Einwilligungsübersicht mit Widerruf auf Klick
- Antrag auf Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung
- Kontolöschung direkt im Konto
- Automatische Löschung inaktiver Konten nach den Fristen der AGB – mit rechtzeitiger Vorwarnung per E-Mail
Compliance-Register
Die auditierbarsten Nachweise führt Team-Tasks in geführten Registern: Verarbeiter-, DSFA-, Vorfall- und Restore-Test-Register – jeweils mit Fristenüberwachung, damit nichts unbemerkt verstreicht.
- Verarbeiter-Register (AVV) mit Status und Fristen
- DSFA-Register (Datenschutz-Folgenabschätzung)
- Vorfall-Register mit Melde- und Dokumentationspflichten
- Restore-Test-Register mit Fristenüberwachung
Welchen Ablauf möchten Sie zuerst verlässlich organisieren?
Starten Sie jetzt mit Team-Tasks oder vereinbaren Sie eine persönliche Demo.