Wie der Actionpark Hirschhagen mit Team-Tasks die täglichen Abläufe für 15 Mitarbeitende organisiert

Angefangen hat alles mit dem Öffnen und Schließen

Vor der Einführung von Team-Tasks wurde im Park nach Erfahrung der Betriebsleitung praktisch täglich etwas vergessen.

Mal blieb die Beleuchtung in einem Hallenbereich eingeschaltet, mal wurden falsche Schalter betätigt oder Vorbereitungen nicht rechtzeitig durchgeführt. Die Folgen waren zusätzliche Rückfragen, unnötiger Stress und vermeidbare Fehler im laufenden Betrieb.

Die Lösung war überraschend einfach: Für das Öffnen und Schließen des Parks wurden jeweils eigene Projekte angelegt. Jeder Bereich erhielt einen Task, jeder einzelne Handgriff einen Step mit einer kurzen Beschreibung und einem Foto. Das Ergebnis: zwei Projekte mit jeweils 14 Aufgaben und insgesamt 204 einzelnen Arbeitsschritten.

Beispielsweise führt ein Task durch das Hochfahren der LaserTag-Anlage. Die einzelnen Schritte erklären, wie Verstärker eingeschaltet, Nebelmaschinen kontrolliert und weitere Vorbereitungen durchgeführt werden. Beim Hochseilpark werden sicherheitsrelevante Kontrollen, darunter die Prüfung des Kletterbereichs und des BaseJumps, auf dieselbe Weise dokumentiert.

Ein Ablauf, auf den sich alle verlassen können

Jeder Mitarbeiter sieht jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch ausstehen.

Erfahrene Kollegen nutzen Team-Tasks als Erinnerungshilfe. Neue Mitarbeiter können sich anhand der hinterlegten Anleitungen viele Abläufe deutlich schneller aneignen und nach entsprechender Einweisung selbstständig durchführen.

Wiederkehrende Aufgaben werden automatisch neu erstellt. Wird ein Bereich an einem bestimmten Tag nicht benötigt, lässt sich die Aufgabe mit dem selbst definierten Status „entfällt“ abschließen. Bei besonders wichtigen Kontrollen, etwa am Druckluftsystem, sind Bildnachweise verpflichtend.

Erledigte Aufgaben werden archiviert. Das System hält fest, wer welche Tätigkeit wann dokumentiert hat. Die Nachweise lassen sich durchsuchen und als Bericht ausdrucken. Gerade für den Hochseilpark ist das wertvoll: Die täglich durchgeführten Kontrollen können gegenüber Prüfern nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Entlastung für die Betriebsleitung

Manu, Betriebsleiter des Actionparks, hat selbst als Aushilfe begonnen und gestaltet den Betrieb seit vielen Jahren mit.

Der größte Vorteil liegt für ihn in der Entlastung: Statt permanent kontrollieren, erinnern und nachfragen zu müssen, kann er den dokumentierten Arbeitsstand jederzeit einsehen.

Messbar weniger Kommunikation

Der Actionpark hat die Anzahl der WhatsApp-Nachrichten im Zeitraum Juni bis Oktober 2026 mit dem entsprechenden Vorjahreszeitraum ohne Team-Tasks verglichen.

Die Zahlen beruhen auf einer betriebsinternen Auswertung der WhatsApp-Kommunikation des Actionparks. Andere Einflussfaktoren können nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Actionpark ist mit dem Anbieter von Team-Tasks wirtschaftlich verbunden.

Viele früher notwendige Rückfragen entfallen, weil Aufgaben, Zuständigkeiten, Arbeitsanweisungen und Bearbeitungsstände direkt in Team-Tasks verfügbar sind.

Vom Öffnungsprozess zur gesamten Betriebsorganisation

Nach den ersten positiven Erfahrungen wurden weitere Bereiche in Team-Tasks aufgenommen.

Probleme und Reparaturen

Entdeckte Mängel werden mit einem Foto erfasst und an die zuständigen Personen weitergegeben. Der Hausmeister sieht seine Aufgaben im eigenen Projekt, ohne dass Informationen in Chatverläufen untergehen. Die Betriebsleitung sieht die Erledigung, ohne nachfragen zu müssen.

Tägliche Routinen

Reinigung, WC-Kontrollen, Kaffeeautomaten, Lagerbestände und zahlreiche weitere Tätigkeiten werden durch wiederkehrende Aufgaben organisiert.

Wartung und Instandhaltung

Wartungstermine und Prüfintervalle bleiben sichtbar. Zuständige Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben rechtzeitig.

Mitarbeiter-Onboarding

Arbeitsverträge, Einweisungen, Schulungen, Zugangsberechtigungen und individuelle Fähigkeiten werden strukturiert dokumentiert. Berechtigungen sorgen dafür, dass jeder nur die für ihn bestimmten Informationen sehen kann.

Bestellungen

Mitarbeiter erfassen Getränkebestände und Verbrauchsmaterialien per Foto. Die Betriebsleitung kann den Nachbestellbedarf häufig ohne zusätzlichen Rundgang beurteilen.

Ideenmanagement

Verbesserungsvorschläge werden gesammelt, zugewiesen und bei Bedarf umgesetzt.

Neue Mitarbeiter schneller einarbeiten

Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen nach Erfahrung des Actionparks bei neuen Mitarbeitenden. Früher dauerte die Einarbeitung bis zur weitgehend selbstständigen Durchführung vieler Betriebsabläufe mehrere Monate. Heute ist dies nach Erfahrung des Actionparks häufig innerhalb weniger Wochen möglich.

Der Grund: Neue Mitarbeiter können Arbeitsanweisungen direkt während der Durchführung nachlesen. Dadurch sind weniger beaufsichtigte Wiederholungen nötig.

Ein Beispiel ist die Reinigung und Neubefüllung des Frischbrüher-Kaffeeautomaten. Ein neuer Mitarbeiter konnte den vollständigen Ablauf allein anhand der hinterlegten Schritte und Fotos korrekt durchführen und dokumentieren, ohne vorhergehende Einweisung.

Für sicherheitsrelevante Tätigkeiten bleiben vorgeschriebene Einweisungen, Qualifikationen und Kontrollen selbstverständlich erforderlich.

Fazit: Mehr als eine digitale Aufgabenliste

Für den Actionpark Hirschhagen ist Team-Tasks heute ein wichtiger Bestandteil des täglichen Betriebs. Die Anwendung hilft, Fehler zu vermeiden, neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten, den Kommunikationsaufwand zu reduzieren und wichtige Arbeiten nachvollziehbar zu dokumentieren.

15 Mitarbeitende, zahlreiche wiederkehrende Aufgaben und ein gemeinsamer Überblick darüber, was zu tun ist und was erledigt wurde. Der entscheidende Vorteil ist nicht die Digitalisierung allein, sondern die Sicherheit, dass wichtige Abläufe strukturiert und nachvollziehbar durchgeführt werden.